Reimbursement adalah salah satu proses penggantian biaya yang jumlahnya diakui oleh dua belah pihak, dalam hal ini adalah perusahaan atau pihak pengganti dan karyawan atau pihak yang berhak mendapatkan penggantian.
Ini merupakan biaya wajib yang perlu dikeluarkan perusahaan kepada karyawan atas biaya yang telah mereka bayarkan dengan dana pribadi mereka.
Meski setiap perusahaan memiliki kebijakan reimbursement yang berbeda, namun tetap perlu memahami bagaimana cara melakukan penggantian yang benar.
Nah, berikut adalah sederet tips melakukan penggantian agar pencarian dana bisa berjalan cepat dan mudah.
Tips Ajukan Klaim Reimbursement
Agar proses reimbursement berjalan dengan lancar, sejumlah hal ini perlu diperhatikan:
1. Mempersiapkan segala dokumen yang dibutuhkan
Hal pertama yang harus persiapkan ketika ingin mengajukan penggantian adalah menyiapkan semua dokumen yang dibutuhkan. Mulai dari bukti invoice, kwitansi dan bukti pembayaran lainnya. Pastikan bukti-bukti tersebut adalah asli dan disimpan secara rapi sehingga tidak rusak.
2. Serahkan bukti dihari yang sama tanpa menunda
Saat mengajukan klaim pada perusahaan, sebaiknya tidak menunda pemberian bukti. Ini agar proses pengembalian dana bisa berjalan lebih cepat sekaligus untuk meminimalisir adanya kemungkinan hilangnya bukti transaksi.
3. Pahami syarat dan prosedur
Setiap perusahaan memiliki syarat dan prosedur masing-masing dalam proses reimbursement. Untuk itu, sebelum mengajukan klaim, pastikan sudah memahami syarat dan ketentuan tertentu yang dimiliki perusahaan agar penggantian biaya dapat segera diproses langsung lebih lanjut.
4. Meninjau kembali bukti klaim penggantian
Setelah mengetahui prosedur dan persyaratan dalam pengajuan penggantian dana, selanjutnya perlu meninjau kembali kelengkapan persyaratan tersebut untuk selanjutnya menilai apakah semua dokumen yang dibutuhkan sudah tersedia.
Sebaiknya, hindari bukti pengajuan klaim yang double, ataupun sifatnya tidak berkaitan dengan operasional perusahaan.
5. Hitung dana yang dikembalikan
Jika proses klaim disetujui dan telah mendapatkan uang pengembalian, maka jangan sungkan untuk menghitung dan memeriksa kembali jumlahnya.
Apabila ada kekurangan jumlah dana pengembalian, nantinya bisa mengajukan kembali kekurangan dengan bukti bayarnya tersebut.
Penting bagi perusahaan maupun karyawan untuk selalu meninjau ulang atau menghitung dana pengembalian, karena dalam proses ini bisa saja terjadi kecurangan.
Sejumlah kecurangan yang mungkin saja terjadi di antaranya adalah:
- Pengeluaran karyawan satu dengan lainnya lebih besar dari karyawan lainnya dengan jabatan yang sama.
- Memberikan bukti klaim pada berbagai barang yang tidak ada kaitannya dengan operasional perusahaan.
- Melakukan perubahan nominal atau jumlah uang dengan meninggikan biaya pada pengeluaran yang berharga murah.
- Menggunakan kartu kredit perusahaan hingga melebihi limitnya.
- Memberikan bukti pembayaran double .
Nah, itu dia tips mengajukan klaim reimbursement dengan cepat dan mudah. Dapatkan juga informasi dan tips karir menarik lainnya di sini. Download aplikasi TopKarir sekarang atau kunjungi topkarir.com untuk mendapatkan informasi lowongan kerja ter-update.